Wenn Sie wie ich sind, verbringen Sie wahrscheinlich ziemlich viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer Dokumente. Sie können sie an Kunden senden, in verschiedenen Netzwerken speichern und vielleicht sogar ausdrucken. Sie könnten ein Dokumentenhorter sein.
Aber die Verwaltung Ihrer Dokumente ist nicht so schwierig, wie es scheint. Alles, was Sie wirklich brauchen, ist ein gutes Ordnersystem und eine anständige Software.
Folgendes sollten Sie über die Verwaltung Ihrer Dokumente wissen:
1. Dateiverwaltungssoftware
Es gibt eine Reihe verschiedener Dateiverwaltungsanwendungen. Ich habe selbst einige verwendet, und die beliebteste ist die iWork-Suite von Apple, die mit dem Betriebssystem Mac OS X geliefert wird. Microsoft Office 365 enthält auch eine App namens OneDrive, die kostenlos verwendet werden kann.
Sie können auch ein monatliches Abonnement für einen Cloud-basierten Speicherdienst wie Dropbox oder Google Drive bezahlen. Der Vorteil dieser Dienste besteht darin, dass Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen können.
Möglicherweise möchten Sie jedoch die Option in Betracht ziehen, einen dedizierten Dateimanager zu erwerben. Es gibt ein paar da draußen, aber ich empfehle File Commander.
2. Erstellen Sie einen Ordner für jedes Projekt
Es ist wichtig, für jedes Projekt einen Ordner zu erstellen, damit Sie den Überblick behalten und die benötigten Dokumente leicht finden können.
Nachdem Sie einen Ordner für das Projekt eingerichtet haben, fügen Sie die relevanten Dokumente dem Ordner hinzu. Sie können dies manuell tun, indem Sie das Dokument in den Ordner ziehen. Oder Sie können eine Vorlage in Ihrem bevorzugten Texteditor erstellen und diese dann ausfüllen, wenn Sie neue Dokumente hinzufügen.
3. Verwenden Sie Etiketten, um Ihre Dateien zu organisieren
Etiketten sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren. Sie können Ordner verwenden, um Ihre Dateien zu gruppieren, aber Labels sind flexibler.
Sie können eine Vielzahl verschiedener Stile und Farben verwenden, um einen einzigartigen Look zu kreieren. Sie können sogar anpassbare Symbole festlegen, um sie leicht zu identifizieren.
4. Erstellen Sie für jedes Projekt ein Masterdokument
Eine weitere tolle Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren, ist die ELO Dokumentenmanagement. Ein Masterdokument ist wie ein Ordner, außer dass es keinem Projekt zugeordnet ist. Stattdessen enthält es alles, was Sie zum Abschließen eines Projekts benötigen.
Wenn Sie beispielsweise an einer Marketingkampagne arbeiten, können Sie dafür ein Masterdokument erstellen. In diesem Dokument finden Sie alle Informationen zu Ihrer Kampagne, einschließlich Projektplan, Budget und Budgetbericht.
5. Teilen Sie Ihre Dokumente mit anderen
Wenn Sie Ihre Dokumente nicht in der Cloud aufbewahren möchten, können Sie sie dennoch mit anderen teilen.
Dies kann so einfach sein wie das Versenden per E-Mail. Sie können auch einen Ordner auf einem Netzwerkserver einrichten und für alle zugänglich machen.
6. Dokumente ausdrucken
Was ich an der Verwaltung meiner Dokumente am meisten hasse, ist das Ausdrucken. Die Suche nach der richtigen Datei kostet viel Zeit und Mühe.
